Pour envoyer une lettre urgente, le courrier papier recommandé avec AR était la seule option auparavant. Mais grâce à l’avènement du web, il est désormais possible d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception electronique. Pour les professionnels, cette solution permet de gagner un temps précieux. Quelles sont les procédures à suivre pour envoyer une LRE ?
Lettre recommandée électronique avec accusé de réception : c’est quoi au juste ?
Une lettre recommandée électronique ou LRE est un courrier numérique 100 % dématérialisé. Cette technique s’adresse aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Elle a d’ailleurs la même valeur qu’une lettre recommandée papier. Cependant, la diffusion est règlementée. En effet, les modalités d’application sont mentionnées dans le décret n° 2011-144.
Pour être valable, il existe plusieurs points à respecter. A priori, il faut authentifier l’identité de l’expéditeur et du récepteur et choisir un prestataire de LRE agréé afin de certifier le document. De même, il faut ajouter dans le document l’adresse électronique des deux parties, la date et l’heure de l’envoi ainsi que la signature électronique de l’expéditeur.
De nos jours, il est possible de se tourner vers cette option dans le cas où l’envoi d’une lettre recommandée est exigé dans une situation particulière : résiliation d’un bail, d’un contrat d’assurance… Même en cas d’envoi facultatif, la LRE est souvent conseillée pour garder une preuve écrite des échanges. Quoi qu’il en soit, la Lettre Recommandée Électronique eIDAS peut d’ailleurs toucher des domaines variés : ressources humaines, agences immobilières, établissements financiers, juristes et bien d’autres encore.
Pourquoi envoyer une lettre recommandée électronique avec accusé de réception ?
Un courrier recommandé électronique avec accusé de réception permet de gagner un temps précieux. En effet, il existe des modèles types que l’on peut éditer rapidement en fonction de ses besoins. Il suffit donc de retoucher la lettre pour personnaliser le contenu. De plus, l’accès est illimité. Grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez expédier votre LRE à tout moment et à tout endroit sans aucune contrainte.
En outre, pour tous les courriels validés avant 23 h, l’acheminement est instantané. Il n’est d’ailleurs pas nécessaire de vous déplacer pour l’envoi. Il vous faut seulement vous équiper d’un appareil numérique (tablette, Smartphone ou ordinateur) et avoir une connexion. De plus, vous n’aurez pas à imprimer les documents et la prestation vous coûtera jusqu’à 70 % moins cher qu’un courrier papier. Au final, vous pouvez réaliser de belles économies.
Dès que l’envoi est confirmé, vous recevez un accusé de réception. La traçabilité du document est d’ailleurs un atout majeur. De plus, vous pouvez archiver les lettres et les accusés dans un espace dédié et les consulter à tout moment. Tous les échanges restent également confidentiels et ne peuvent être contestés. Et surtout, les lettres ont une valeur légale.
Comment envoyer une LRE ?
Pour l’envoi d’une LRE, il faut procéder étape par étape. D’abord, vous devez sélectionner un prestataire habilité répondant aux règlements eIDAS. Ensuite, rendez-vous sur sa plateforme pour l’ouverture d’un compte. Il faudrait présenter une pièce d’identité à jour au moment de l’inscription. Vous recevrez en retour un code d’identification électronique que vous pouvez utiliser à chaque fois que vous envoyez ou recevez une LRE.
Vous devez donc vous authentifier pour accéder à votre compte. Puis, il faut renseigner sur les coordonnées du destinataire sur la plateforme. Si vous vous adressez à un professionnel, vous n’avez pas besoin de son consentement pour recevoir une lettre recommandée électronique. En revanche, l’autorisation est obligatoire si le destinataire est un particulier.
L’étape suivante consiste à rédiger la LRE dans l’éditeur de texte et payer l’acheminement. Vous avez également la possibilité d’ajouter des pièces jointes et d’opter pour un envoi groupé. En cas d’acceptation, l’opérateur envoie le courriel à l’adresse dédiée. Ce dernier peut aussi garder la preuve de l’envoi pendant 1 an. Il faut noter que le destinataire peut refuser la LRE. Dans ce cas, le courriel sera retourné à l’expéditeur.
